5 claves para organizar un evento con éxito

Evento

Organizar un evento con éxito no es tan fácil como pueda parecer. Los detalles son cientos y por lo tanto muchos son los factores a tener en cuenta que pueden salir mal. Sin embargo un buen evento puede ser una gran acción de marketing, y de relaciones públicas, en especial si tu negocio tiene un local.

La gran  ventaja de organizar un evento con éxito es que buena parte de nuestro cliente objetivo estará presente, por lo que reforzamos nuestra imagen y nuestra reputación. En caso contrario el efecto negativo puede ser incalculable por el boca a boca. Por eso para que puedas organizar un evento con éxito debes de tener en cuenta las siguientes claves:

  1. Tener un buen motivo: El esfuerzo, más en tiempo que en dinero, el riesgo de que salga mal y, sobre todo, el estrés tienen que estar muy justificados. Por eso debe de tener un gran rendimiento, no sólo en el día del evento sino en posteriores. Además ten en cuenta que los invitados también tienen que tener un buen motivo para acudir a la cita. Recoger un premio o un regalo suele ser un buen gancho para asegurar la participación.
  2. Buscar una filosofía: Para organizar un evento con éxito lo primero es tener claro qué queremos transmitir, y para ello es fundamental contar con una imagen y valores de marca. Sólo así podremos tomar decisiones correctas en cuanto al estilo del evento o, por ejemplo, el color dominante. Recuerda que es una poderosa herramienta de comunicación de tu negocio: ¿qué quieres transmitir a los asistentes?
  3. Actuar como un gran anfitrión: Porque de ello depende en buena parte organizar un evento con éxito. El anfitrión actúa como director de orquesta, tomando decisiones y asignando recursos para satisfacer a nuestros invitados pero sin perder de vista los objetivos del evento para nuestro negocio. Además el evento comunica tanto o más que el mismo acto, por eso el anfitrión debe de estar orientado en la misma imagen y valores de marca.
  4. Recordar que los invitados son personas: Muchos eventos se centran más en la cantidad de invitados que en su satisfacción. Como decía al principio el boca a boca de los invitados tras el evento puede ser más eficaz que el propio evento. Así que como en cualquier acción de marketing la clave es comunicar eficazmente nuestro mensaje a nuestro público, y no simplemente esparcirlo a los cuatro vientos. Algunos de los factores genéricos para organizar un evento con éxito para las personas asistentes son: la temperatura, la bebida y comida, la hora, la duración, el lugar, la disponibilidad de diferentes zonas, etc. Aunque como suele pasar en marketing, no hay nada como conocer a nuestro público.
  5. Elegir un buen espacio: No es cuestión de metros cuadrados, sino de usos. El lugar debe de ser memorable, pero si es nuestro local o instalaciones, estaremos limitados por la arquitectura existente. De todas formas es importante orientar el espacio a la filosofía del evento, habilitando tantas zonas como sean necesarias para la comodidad de los invitados y la movilidad del anfitrión.

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