¡Atrapa a tus ladrones de tiempo!

Ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son los causantes de los robos más habituales en cualquier empresa. Tanto si eres emprendedor como si llevas varios años con tu negocio, seguro que sabes a qué me refiero.

Como se suele decir “el tiempo es oro”, y lamentablemente es un recurso muy escaso en muchas organizaciones. Hoy te voy a hablar sobre los ladrones de tiempo que afectan a tus empleados, uno de los recursos más valiosos de la empresa. ¿Has calculado cuál es el coste de desplazamientos o reuniones innecesarias? Mucho más del que pueda parecer. Por no hablar del coste de oportunidad de que tus trabajadores pierdan el tiempo en tareas improductivas.

Si tu empresa es intensiva en el factor humano, te recomiendo que tomes muy en serio los siguientes consejos para atrapar a tus ladrones de tiempo:

  • Reduce al máximo las reuniones, para ello fija un horario máximo, envía un orden del día, y sobre todo un plazo y los responsables para implementar las tareas y conclusiones de la reunión. Muchas reuniones se podrían evitar a través del uso de un mejor sistema de comunicación o de videoconferencias.
  • Comparte la información, para evitar duplicidades y sobre todo comunicaciones innecesarias. Este consejo es especialmente importante para atrapar a los ladrones de tiempo del personal que está en movilidad. Para ello, y dependiendo del tamaño de tu negocio, tienes soluciones como Google Apps for Business que te permiten ahorrar tiempo y dinero al compartir documentos, calendarios, etc. También facilita la labor de almacenamiento centralizado de archivos que deban de ser accesibles para varios departamentos. Otras soluciones en la nube pero para la gestión y administración de tu negocio, son las que ofrece anfix.
  • Implanta un sistema de archivo único, tanto digital como físico que además de ser respetado por todo el equipo permita evitar duplicidades y reducir tiempos en la búsqueda y acceso a la información. Es muy normal en una Pyme, sobre todo en las más pequeñas, que cada persona implante sus propios sistemas de archivo, en especial a nivel digital. Esto es una gran fuente de ladrones de tiempo para toda la empresa. Recuerdo un caso al que asesoré, que duplicaba físicamente las facturas para así poder tener dos tipos de archivo: uno según el criterio de administración y otro según el criterio del departamento técnico.
  • Aprovecha el potencial de los dispositivos móviles, tablets y smartphones se han convertido en herramientas habituales en las Pymes, pero ¿le sacas el máximo partido o son una fuente de ladrones de tiempo? El email, lejos de ser una herramienta para mejorar la productividad, se ha convertido en uno de los principales ladrones de tiempo, por eso es fundamental que los dispositivos móviles estén configurados con las aplicaciones imprescindibles para evitar distracciones. Aplicaciones como Rescue Time, pueden ayudarte a controlar el uso adecuado de los dispositivos móviles.
  • Estandariza los formatos y procedimientos, así evitarás que cada trabajador tenga que diseñar los suyos. Aunque una forma de realizar esta labor es a través de sistema de calidad, en mi experiencia profesional he visto como estos sistemas, acreditados incluso con sellos de calidad externos, no servían más que para generar un sistema burocrático paralelo al existente. Sin el compromiso de la dirección y sobre todo de los trabajadores, esos sistemas se convertirán en ladrones de tiempo. El principal problema que tienen para la Pyme es que la persona que implante el sistema debe de conocer muy bien el sector y las particularidades de la empresa. Pero sobre todo que normas como las de la familia ISO 9000, obligan a cumplir ciertos requisitos que pueden ser poco flexibles o muy burocráticos para una pequeña empresa. Digamos que más que “hacerte un traje a medida” tienes que adaptar tu Pyme al traje.





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