Cómo elegir el mejor software de gestión para tu asesoría

El uso de software de gestión y otras herramientas se ha convertido en una parte esencial del día a día de cualquier asesoría. No sólo son necesarias para ciertos procedimientos con organismos como, por ejemplo, Hacienda; sino que, además, una buena selección y uso de las mismas nos hará ser más productivos y eficientes.

Para conseguir que estas herramientas sean, realmente, una ayuda deberás establecer una serie de criterios de selección. Para fijarlos, ten en cuenta:

  • El tamaño de tu asesoría.
  • Las expectativas de tus clientes.
  • Las tecnologías que utilizan ellos.
  • Las áreas de especialización de tu firma.

Estos puntos te guiarán a la hora de valorar aquellas herramientas que se adapten mejor a tus circunstancias y, por tanto, puedan contribuir a hacer tu trabajo más sencillo y dar un mejor servicio a tus clientes.

A continuación, te contamos cómo elegir el mejor software para asesorías paso a paso:

1. Mantente al día de las tendencias en tecnología dentro de tu sector

No es necesario que adoptes todas las novedades del mercado; pero sí está bien que tengas un ojo puesto en qué se está haciendo y qué utiliza tu competencia.

2. Piensa estratégicamente

Cuando oigas hablar de un nuevo software, por ejemplo, da un paso atrás y piensa si es el adecuado para ti. Valora si su uso contribuirá a la consecución de objetivos estratégicos del negocio a medio y largo plazo y si tendrá un impacto positivo en tu trabajo y en el de tus clientes.

3. Analiza los aspectos a mejorar

Tu decisión debe estar basada en las necesidades de tu negocio. Pregúntate cuáles son los procesos que están funcionado y cuáles deben cambiar. En el momento en el que comprendas qué es lo que necesitas mejorar, podrás encontrar más rápidamente una solución para ello.

4. Elige tecnologías que faciliten tus procesos actuales

Hazte una serie de preguntas:

  • ¿Qué problemas afronta tu asesoría?
  • ¿Cómo puedes reducir esos problemas?
  • ¿Cuáles son las tareas que generan esas situaciones?
  • ¿Qué tecnologías existen relacionadas con esas tareas?
  • ¿Haría tu vida más sencilla?

Si la respuesta a la última pregunta es un “sí”, no dudes en utilizar esa herramienta.

5. Pregunta a un profesional

Si estás pensando en invertir en determinada herramienta, consulta a un experto antes de tomar una decisión. Contrata a un consultor independiente que de manera objetiva analice tu negocio, vuestras necesidades y os ayude a encontrar la mejor solución.

6. Prepárate para invertir en formación

Para obtener el máximo rendimiento de cualquier programa, tu equipo debe saber cómo utilizarlo. Todos deberán estar al día del funcionamiento, nuevas versiones… Organiza formaciones y promueve el aprendizaje.

7. Piensa en tus clientes

Tanto si es una herramienta para dar servicio a los clientes como si es de uso interno, reflexiona sobre cómo influirá en tus clientes. Puede que sólo les afecte de forma puntual o a largo plazo (cambios en los informes que reciben, por ejemplo), pero hazles partícipes y explícales el porqué del cambio.

Por ejemplo, utilizar un sistema en la nube como el de anfix puede cambiar totalmente la forma en la que tu cliente interactúa contigo. Piensa sobre ello y comunícalo de forma correcta.

8. Ten en cuenta las necesidades que puedas tener en el futuro

Es importante que la tecnología que elijas crezca al mismo tiempo que tú; no sólo de una forma operativa, sino también económicamente. Las herramientas que son de pago, normalmente, aumentarán su coste a medida que crece tu volumen negocio.

9. Introduce las novedades poco a poco

Vete paso a paso, introducir un nuevo sistema puede ser complicado. Explica las ventajas y ofrece un tiempo razonable para la transición. Tu equipo debe tomar contacto con la herramienta y convencerse de los beneficios que traerá a su día a día.

10. Analiza continuamente resultados y tus necesidades

Mide tu productividad y analiza si los cambios que has introducido han sido positivos. Sacar conclusiones es fundamental para comprender el valor de la inversión. Al mismo tiempo, no pierdas de vista las necesidades que van surgiendo en el negocio y si existen nuevas tecnologías que puedan cubrirlas.

Ten presente que cualquier cambio, al principio, resulta difícil para cualquier persona. Habrá miembros de tu equipo que estén más abiertos a las nuevas tecnologías y otras que no; sin embargo, con paciencia todos acabarán utilizando las herramientas puestas a su disposición.

La tecnología es, hoy en día, una parte más del trabajo de un asesor. Por eso, debes saber elegir las adecuadas para ti. Invierte en aquel producto que mejore tu día a día y tu servicio.

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