¿Qué es la contabilidad y para qué sirve?

¿Qué es la contabilidad de una empresa? ¿Para qué sirve la contabilidad? La falta de rigor en su elaboración puede conllevar no solo la imposición de sanciones por parte de Hacienda, sino que también puede acarrear consecuencias muy negativas para las personas que deban responder de su autenticidad.


¿Qué es la contabilidad?

Mediante la contabilidad se registran todas y cada una de las operaciones económicas que realiza una entidad, con el fin de poder obtener toda esa información ordenada y agrupada.

La contabilidad consiste en registrar todas las operaciones económicas para poder saber de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde ha ido y cuánto queda.

De una manera u otra, todos aquellos que “manejen” fondos pueden llevar su contabilidad: una persona o grupo de personas, una comunidad de propietarios, una asociación, etc.

Y pueden hacerlo de la forma que deseen.

Sumando o restando las partidas que consideren oportuno, con la periodicidad que estimen conveniente y empleando los medios que crean adecuados.

Independientemente de esto, cuando hablemos de un negocio haremos referencia a la contabilidad tal y como se recoge en el Código de Comercio.

A la contabilidad de las empresas se la conoce como Contabilidad de doble entrada

LECTURA RECOMENDADA: ¿Cómo se lleva la contabilidad de una empresa? (En la práctica).

¿Para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad consiste en registrar todos los movimientos económicos de una empresa con la finalidad de elaborar los estados contables de esta.

Estos informes contienen la información que se ha ido anotando pero de una forma ordenada y con una estructura concreta.

Lo que muestran es una “fotografía” de la situación económica y financiera de la entidad que, básicamente, tiene dos objetivos:

  1. Ofrecer una imagen fiel del estado del negocio​ a personas interesadas en ella, tanto a nivel interno como externo, como socios, bancos acreedores, hacienda, inversores, etc.
  2. ​Servir como base para calcular los impuestos​ que correspondan. Es decir, cualquiera puede hacer ver que su empresa va muy bien, pero solo los estados contables dirán si eso es cierto o no.

Vistas las dos funciones que cumple parece obvio que la importancia de la contabilidad reside en que esta sea cierta y veraz.

La falta de rigor en su elaboración puede conllevar no solo la imposición de sanciones por parte de Hacienda, sino que también puede acarrear consecuencias muy negativas para las personas que deban responder de su autenticidad.

La importancia de la contabilidad

Contabilidad, balances, beneficios, asientos contables, gestión contable, base imponible, saldos, inversiones, deducciones, impuesto de sociedades, gastos, registros de facturas…

Cuando te vas adentrando en el mundo empresarial, empiezas a notar que palabras que siempre te han sido bastante ajenas empiezan a aparecer en muchas conversaciones y documentos.

Las vas oyendo, leyendo y, poco a poco empiezas a usarlas, pero no te sientes nada seguro porque no acabas de entender exactamente cuál es su significado.

Muchas pertenecen al campo de los impuestos, otras son términos económicos en general y una gran parte es vocabulario propio de la contabilidad.

Y es que es inevitable.

La contabilidad forma parte del mundo de la empresa y, entiendas de ella o no, va a estar ahí.

Por eso creo que las nociones que se puedan adquirir de ella, sean pocas o muchas, más simples o más complejas, siempre van a sumar y nunca va a estar de más saberlas.

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?

Todas las empresas están obligadas a llevar la contabilidad salvo en los siguientes supuestos:

  • Cuando se trate de persona física acogida al régimen de módulos: Sólo tienen obligación de guardar las facturas ordenadas cronológicamente.
  • Cuando se trate de personas físicas acogida al régimen de estimación directa simplificada: en su lugar tienen que llevar un libro registro de ventas e ingresos, un libro registro de compras y gastos y un libro registro de bienes de inversión.

Dicho de otra manera, están obligadas a llevar contabilidad las siguientes empresas:

  • Personas jurídicas:​ Por ejemplo, sociedades limitadas, sociedades anónimas, cooperativas, etc.
  • Las personas físicas​ (autónomos), en caso de estar en el régimen de estimación directa normal.

En la práctica pasa que:

  1. Hay pocas personas físicas empresarias que estén en el Régimen de Estimación Directa normal, porque es obligatorio en los casos en que el volumen de negocio alcanza ciertos importes. Y lo que suele ocurrir es que para esos importes, la mayoría de empresarios ha optado por constituir una sociedad.
  2. Por otra parte, hay muchas personas físicas que sin estar obligadas a ello sí que la llevan porque quieren hacerlo, aunque no tengan que presentarla en ningún momento.

¿Qué se necesita para llevar la gestión contable de una empresa?

La correcta gestión contable de una empresa va a necesitar de 3 pilares:

  • Un programa contable
  • Los justificantes de pago
  • Un profesional que los gestiones

¿Qué profesional debe llevar la contabilidad del negocio?

Un proyecto para una obra debe realizarlo obligatoriamente un técnico colegiado, una escritura pública solo puede hacerla un notario, pero esto no pasa con la contabilidad.

En una empresa puede llevar la contabilidad cualquier persona: es indiferente que forme parte de ella o no, y también que tenga algún tipo de titulación o estudios.

Esto no quita que sea extremadamente conveniente que el propietario esté familiarizado con la terminología y funcionamiento esencial de la contabilidad.

Es decir que, aunque no se dedique a “mecanizar” datos, es muy importante que tenga unas nociones (aunque sean generales, ya que la contabilidad refleja la situación económica de la empresa y los datos que ofrece son fundamentales para tomar decisiones adecuadamente.

LECTURA RECOMENDADA: 7 razones por las que delegar tu contabilidad en un experto es una buena idea.

El programa contable

Estamos en el siglo XXI y la contabilidad se lleva con programas informáticos … es impensable de otra forma.

Existen dos tipos de programas contables:

  • Los que instalas directamente en tu ordenador
  • Los que están en la nube

Estos últimos son los más recientes, los programas de contabilidad en la nube tiene una serie de ventajas frente a los primeros a los programas contables tradicionales. Conviene destacar estas 2:

  • Solo necesitas una conexión a internet para trabajar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
  • La tecnología en la nube es mucho más segura. Te despreocupas de copias de seguridad, actualizaciones y problemas de espacio en tu ordenador.

Un software de contabilidad en la nube te va a permitir en un solo clic, obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te dejo a deber un cliente o ver cuál es el beneficio de la actividad actual, entre otras muchas cosas.

programa de contabilidad en la nube

Los servicios de contabilidad online en la nube te permiten ganar eficiencia en el registro de los hechos contables y la elaboración de informes profesionales de una forma mucho más simple y rápida.

Estos programas puede automatizar diferentes tipos de información: facturación, conexión con bancos, control de inventario, nóminas, activos…

LECTURA RECOMENDADA: ¿Por qué deberías llevar la contabilidad de tu negocio online?.

Los programas de contabilidad en la nube más punteros como anfix, han eliminado la necesidad de contabilizar a mano cosas como los tickets de gastos o hacer la conciliación con tu banco.

Automatizar la gestión de tu negocio va a reducir sustancialmente la posibilidad de errores en el proceso de registro y la necesidad de un profesional que tenga que introducir la información a mano.

Elegir el software más adecuado a tus necesidades es una tarea que necesita reflexión.

Por ello, anfix te ofrece una prueba gratuita durante 15 días con todas sus funciones operativas, si restricciones de ningún tipo. Solo necesitas una dirección de correo electrónico. ACTIVA AQUÍ LA PRUEBA GRATUITA

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Resumen

  • La contabilidad consiste en el registro de las operaciones económicas de la empresa con la finalidad de obtener los estados contables que van a servir para la toma de decisiones o la liquidación de impuestos.
  • Todas las empresas están obligadas a llevarla salvo las personas físicas (autónomos) acogidas al Régimen de Estimación Directa Simplificada o al de Módulos.
  • La información que se extrae de ella es muy útil, por lo que muchos autónomos la llevan aunque no estén obligados a ello.
  • No es necesario que se encargue de su elaboración ninguna persona con una titulación específica, ni que forme parte del personal de la empresa. Basta con que tenga los conocimientos suficientes.
  • Es muy importante la elección de un buen programa contable que se ajuste a tus necesidades.

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