¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas de mi empresa?

cuanto tiempo hay que guardar las facturas

Estamos de lleno en la era digital, pero los papeles siguen canibalizándonos espacio y tiempo en las empresa… sabes de lo que te hablo, ¿verdad?

Muchos de esos legajos son prescindibles, pero otros son lo que podríamos llamar: “legalmente exigibles”.

Pese a que esta expresión puede generar cierto desasosiego, no será necesario guardar estos documentos ad eternum, existe un límite legal de conservación.

  • ¿Tengo la obligación de guardar las facturas en papel?
  • ¿Durante cuánto tiempo estoy obligado a conservar mis facturas?
  • ¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?

Vamos a resolver todas estas dudas.

¿Qué facturas debes conservar?

Se deben conservar todas las facturas que hayas emitido a terceros, así como aquellas que hayas recibido.

Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente.

En algunos casos existirá también la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas.

Indudablemente los programas de facturación y contabilidad nos facilitan la vida, gestionando de forma simple y eficaz la tarea de conservación y organización de facturas. Pero: ¿Qué pasa con aquellas facturas originales en papel?

¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?

Al grano. La Agencia Tributaria nos dice lo siguiente:

“Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”

Por tanto, no hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.

¿Qué pasa con las facturas recibidas en papel?

El El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 nos dice que:

“Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.”

Por tanto, podrás deshacerte de las facturas en papel si estás en condiciones de garantizar al inspector que la copia digital es exacta a la original.

Para ello, este mismo artículo nos indica que se deberá utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia tributaria.

Estés empezando o tengas ya un volumen importante de facturación, te va a compensar con creces implementar un sistema de certificación digitalizada.

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Temas relacionados:

¿Durante cuánto tiempo tiempo tengo la obligación de conservar las facturas?

Veamos nuevamente lo que nos dice la normativa al respecto.

Normativa sobre la conservación de facturas

El Código de Comercio establece que

“los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta.

Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.

Tomemos como ejemplo la declaración de la Renta:

En 2018 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2014. Pero la Renta que se presentó en 2014 fue la correspondiente al ejercicio 2013, por lo que, en realidad, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.

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¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?

Así es, existen excepciones que pueden obligarnos a conservar nuestras facturas durante un periodo superior al indicado anteriormente:

Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones.

Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas.

El plazo de compensación es de 10 años desde que se produce el resultado negativo, tal y como establece el Artículo 26 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.

Eso implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.

En caso de recibir un requerimiento de Hacienda, pueden exigirnos la presentación de los libros-registro y de las facturas originales que les sirven de soporte.

Hay que tener en cuenta que la práctica de deducciones está siempre condicionada a que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. De lo contrario, la administración podrá practicar una liquidación complementaria y hacernos pagar aquello que hemos deducido sin derecho.


Espero que esta entrada te haya resultado práctica y no dudes en contactar con nosotros si te estás planteando utilizar un software de digitalización certificada.

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  • Rubén P.

    La entrada está muy bien, pero creo que hay algún dato erróneo. El plazo de compensación de bases imponibles negativas según la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (https://www.boe.es/buscar/pdf/2014/BOE-A-2014-12328-consolidado.pdf) no es de 18 años sino de 10.

    Espero que lo confirmen y si es así, corrigan la entrada, que no obstante está muy bien explicada.

    • Fernando Muñoz

      Hola Rubén. Gracias por tu comentario. Hemos actualizado el dato. Un saludo! 🙂

  • Tengo facturas de compras de materiales
    y recibos de sueldos de los obreros desde 1995.
    Que puedo tirar?

  • Sandra

    Buenos Dias, yo consulte el codigo de comercio y en su Art. 44 me indica que el tiempo para conservar los registros contables es de 10 años pero tu hablas del Art. 30 del mismo codigo… Me podrias indica si existe alguna modificacion a este codigo porque necesito tener la base legal y no la encuentro. Gracias

  • Xavi

    Comento mi caso para que quede más claro que dudas tengo.

    Empresa cerra en el 2013:
    Documentos que debría guardar: desde el 2006 ( ya que son 6 años pero el 2007 hace referéncia al 2006)
    Puesto que estamos en 2016, puedo destruir los documentos anteriores al 2010?

    Muchas gracias

    • Carmen Buján

      Hola Xavi
      Puedes destruir las facturas, a no ser que hayas practicado deducción por bases imponible negativas, tal como se indica en el artículo. Los documentos notariales debes conservarlos mientras la empresa exista.

  • Elsa

    Comentar que las Bases imponibles negativas ya no tienen límite de caducidad.

  • javi

    Hola cuanto tiempo debo conservar una factura electronica ?
    6 años como la de papel?

    • Carmen Buján

      Si, la legislación es la misma.

  • Encarni

    Entonces según esto que acabo de leer, se trata de conservar toda la documentación de cinco años atrás, más el año que corre, por ejemplo si hablamos del 2016 que acaba de empezar, debemos conservar desde el 2011,no es así?

    • Carmen Buján

      Si, así es.

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