El Certificado de Retenciones de IRPF: lo básico que debes saber

Certificado de retenciones

El Certificado de Retenciones es necesario para hacer la declaración de la Renta y así saber cuánto dinero has adelantado ya de IRPF durante el año. Tus clientes, además, están obligados a entregártelo ya que son ellos quienes han hecho el ingreso a cuenta por ti.


1. ¿Qué es el certificado de retenciones y para qué lo necesitas?

2. ¿Es obligatorio entregar el certificado de retenciones?

3. ¿Cómo solicitar el certificado de retenciones?

3.1. Solicitar el Certificados de Retenciones a tu cliente

3.2. Solicitar el Certificados de Retenciones a la Agencia Tributaria

4. El Modelo de Certificado de Retenciones

4.1. Sanciones por no entregar el certificado de retenciones


¿Qué es el certificado de retenciones y para qué lo necesitas?

El Certificado de Retenciones de IRPF es un documento que acredita la cantidad de dinero que ya hemos adelantado a la Agencia Tributaria a través de las retenciones de IRPF que se realizan en las facturas que emitimos a clientes.

Dicho de otra forma:

Cada vez que incluyes el impuesto de IRPF en tus facturas, el cliente tiene la obligación de ingresar esa cantidad a Hacienda en tu nombre.

Por ejemplo:

Si tienes una factura con una base imponible de 100€ y le aplicas una retención de un 7% de IRPF, dejarás de cobrar 7€ que la empresa ingresará a Hacienda por ti.

Digamos, por tanto, que el certificado es el justificante de que la empresa ha cumplido con su obligación y ha ingresado lo que correspondía por tus servicios.

¿Y a ti para qué te sirve?

Cuando tengas que hacer la declaración de la Renta, tendrás que declarar cuánto IRPF has ido pagando durante todo el ejercicio anterior.

Los Certificados de Retenciones de todos los clientes a los que hayas facturado te darán la cifra real y exacta de cuánto IRPF ha recibido Hacienda en tu nombre en el último ejercicio.

Has de recopilar todos los documentos para cuadrar las cifras reales con las que maneja la Agencia Tributaria (lo puedes ver descargándote el borrador de la declaración) y las que declaran tus pagadores.

Esto evita que haya descuadres entre unos y otros y que seas sujeto de una inspección.

Has de saber, también, que en los Certificados de Retenciones solo aparecen los impuestos abonados por parte del cliente y no lo que hayas facturado. Si, por ejemplo, tienes un pago pendiente este no aparecerá en el documento.

¿Es obligatorio entregar el certificado de retenciones?

Sí, las empresas o profesionales a los que hayas prestado servicios y hayan realizados ingresos a cuenta en tu nombre tienen la obligación de hacerte entrega del Certificado de Retenciones.

Esto viene recogido en el Reglamento del IRPF en su artículo 108.3:

“El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir a favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual”.

Del mismo modo, si has contratado por ejemplo a un autónomo para que te preste un servicio y le has practicado retención, debes ser tú quien le entregue este certificado.

Normalmente, durante el mes de enero de cada año, la Agencia Tributaria envía a las empresas un documento resumen con las retenciones del año anterior.

La obligación de la empresa es entregarle al interesado el certificado original, sellado y firmado por la persona que lo emite.

¿Cómo solicitar el certificado de retenciones?

Cuando llega la hora de hacer la declaración de la Renta y necesitas recopilar los certificados de todos los clientes con los que has trabajado hay dos opciones: pedírselo a la persona que te contrató o a la Agencia Tributaria.

Te contamos qué hacer en cada caso.

Solicitar el Certificados de Retenciones a tu cliente

Como te comentamos más arriba, la Agencia Tributaria envía a las empresas los resúmenes de las retenciones del año anterior en el mes de enero.

Por ley, como sabes, están obligadas a enviarte tu Certificado de Retenciones de IRPF. Abajo te contamos qué puede pasar si no lo hacen.

Solicitar el Certificados de Retenciones a la Agencia Tributaria

Pero, ¿qué ocurre si, por ejemplo, la empresa ya no existe o no ya no tenéis buenas relaciones? No pasa nada: puedes dirigirte a Hacienda.

Es posible conseguir el certificado de forma sencilla y rápida a través de la web de la Agencia Tributaria. Ellos mismos te explican cómo hacerlo paso a paso.

Recuerda, simplemente, que para acceder al sistema necesitarás un certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve PIN.

El Modelo de Certificado de Retenciones

El Certificado de Retenciones es, por tanto, un documento que resume el IRPF retenido a lo largo del año.

Este recoge:

  • El importe íntegro de las prestaciones que fiscalmente tienen la naturaleza de las rentas de trabajo.
  • Las retenciones efectuadas sobre esa prestaciones.
  • El importe de la retención por alimentos.
  • El importe de las deducciones por rentas irregulares.
  • El importe de los gastos fiscalmente deducibles.
  • Atrasos: cantidades abonadas y correspondientes a ejercicios anteriores.
  • Reintegros: cantidades devueltas por los beneficiarios a la Seguridad Social.
  • Rentas exentas del impuesto con indicación de la prestación y el importe abonado.

A continuación te dejamos un ejemplo del modelo de Certificado de Retenciones:

Modelo del certificado de retenciones

Sanciones por no entregar el certificado de retenciones

Como hemos visto, enviar los Certificados de Retenciones es obligatorio y no hacerlo conlleva sanciones.

Según la ley, si el 5 de abril la empresa o profesional encargado de enviar los certificados no lo ha hecho, estaría cometiendo una infracción leve que puede ser sancionada con 150€ por cada certificado no emitido.

El proceso sancionador aparece explicado detalladamente en el Real Decreto 2063/2004, artículo 206.

Por tanto, no olvides la importancia de tener tus Certificados de Retenciones de IRPF para la declaración de la Renta y de enviarlos a tiempo si te toca hacerlo este año.

anfix

  • Luis B. Fernandez

    He solicitado mi borrador del año 2014 y no me aparecen los salarios de la empresa en la que estuve trabajando desde Enero 2014 hasta Junio del mismo año, dicha empresa está en concurso y me adeuda dichos salarios, es más, en mayo tengo el juicio contra ellos. Según tengo entendido estos salarios no tengo que incluirlos en la renta hasta que no sean abonados. Es cierto??

    Gracias.

    • Carmen Buján

      Efectivamente, debe incluir tan solo lo que ha cobrado. Cuando cobre por sentencia judicial los incluye en ese ejercicio.

      • eva

        Mi caso es similar al de LUIS B FERNANDEZ. He trabajado el año pasado en una empresa que estaba endeudada y no realizaba los pagos ni a la seguridad social ni a Hacienda.
        A mi si me pagaba el salario, pero en el borrador de declaración de este año no están incluidas esas retribuciones. La empresa ya ha desaparecido y no tengo el certificado anual.Que tengo que hacer.?

        • Carmen Buján

          Debe declarar igualmente lo que ha cobrado, por las nóminas o la documentación que tenga.

  • MANUEL

    Hola
    Somos una asociación deportiva sin animo de lucro que desde el pasado 2014 estamos de alquiler en un local por lo que le practicamos su correspondiente liquidación de IRPF y efectuamos el ingreso trimestral mediante el modelo 115.
    A primeros de marzo Hacienda nos requirió por no haber realizado el modelo 180 (la verdad lo desconocíamos), al tener conocimiento de esta obligación le realizamos ya fuera de plazo, en su requerimiento Hacienda nos informa de una posible sanción de 300€ (mínima) . ¿Hay alguna alegación posible ? ¿ Si alegamos no se nos aplicaría la reducción del 25% ?.
    En fín, con la que está cayendo en España da vergüenza ver como hacienda se aplica con tanta diligencia en estos casos y tan poca en otros.
    Un saludo y gracias por tu/vuestro blog
    Manuel

    • Carmen Buján

      Siento indicarte que Hacienda no perdona nunca y que esa sanción es irrefutable, porque se contempla en la Ley y la carta ya os la anuncia. No reclaméis, porque perderéis el derecho a la reducción y tendréis que pagar igual. Como bien dices, el procedimiento es férreo con el más mínimo olvido, basándose en la premisa de que “el desconocimiento de la Ley no exime de su cumplimiento”.

  • Uno mas

    La empresa para la que trabajo cerró, subrogando yo a otra, al pedir el borrador me encuentro que la empresa anterior no ha enviado a hacienda el modelo 190 y esa empresa ya no existe, no me dieron todas las nóminas y tampoco el certificado de retenciones.
    Que puedo hacer?
    Aclaro que con lo de que no existe, quiero decir que ya no hay a quien pedirle ni nóminas ni certificados ni nada.
    Un saludo.

    • Carmen Buján

      Lo correcto sería declarar lo que has cobrado. ¿Tienes constancia de las cantidades que te han abonado? Es decir, ¿te pagaban por transferencia?. ¿Eran iguales las nóminas?. Porque si lo eran puedes calcular las retenciones basándote en las que sí tienes. Debes dirigirte a la delegación de la Agencia Tributaria que te corresponde y ver el caso. Si no declaras y luego aparece el modelo 190, aunque sea fuera de plazo, puedes tener problemas con Hacienda. Es difícil tener absoluta seguridad de que tus percepciones van a pasar desapercibidas.

      • Uno mas

        Me pagaban mediante transferencia, pero no siempre cobro lo mismo ni me retenían lo mismo.
        Es un poco frustrante esto la verdad.

        • Carmen Buján

          Sabiendo tu tipo de contrato y con lo que percibías en líquido se pueden hacer cálculos aproximados.

  • Arantxa

    Buenas. Al ir a pedir el borrador de este año resulta que la empresa en la que estuve el año pasado no entregó el certificado 190 con lo que Hacienda no tiene mis datos fiscales. Eto eslogico? ? Que puede pasarme a mi? Es denunciable?

    • Carmen Buján

      Usted debe declarar los importes de las nóminas efectivamente percibidas y disponer de justificante de este hecho. NO le afecta que la empresa haya incumplido su obligación.

      • arantxaº

        Y si resulta que estoy de juicios con esta tipaja y me faltan dos nominas que no me ha entregado?? no tengo toda la documentación necesaria. Además que me pagaba en mano, tampoco tengo informe de ingresos… no tengo naaaaaaa

        Puedo denunciarla por el hecho de no cumplir con su obligación con hacienda??

        me temo que las retenciones que me hizo se las ha quedado ella.

        • Carmen Buján

          Puedes presentar una denuncia tributaria. Hay una pestaña en la web para hacerlo. Pero no ganarás nada. Consúltalo en tu delegación y haz cómo te indiquen. Tu obligación es declarar lo que has cobrado y su comportamiento no te exime de cumplir tu responsabilidad.

      • Arantxa

        Resulta que estoy de juicios con la empresa y no me ha proporcionado todas las nominas, asi que no puedo ir a hacienda para hacerla yo misma.

        ¿Qué puedo hacer?

        Además me pagaba en mano, asi que no tengo ningún justificante de cobro ni nada parecido.

        gracias

  • Juan M

    Mi actividad es la de Procurador de los Tribunales y con fecha de Diciembre del 2014 emito factura a una entidad bancaria por mis servicios con una retención del 21%. A finales de Enero presento el modelo 130 correspondiente al 4 trimestre y me deduzco las retenciones practicadas. El problema me ha surgido ahora cuando a principios de Marzo me la han abonado y el importe no me coinciden puesto que me han aplicado una retención del 19% que es la que está en vigor para este año. ¿Que hago, ya que esta entidad no quiere rectificar y se remite a comunicar que la retención es acorde al momento del pago? Por otra parte, ¿Que hago si ellos la tienen contabilizada este año y yo la declaré el anterior cuando me envíe Hacienda los datos fiscales y no coincidan?

    • Carmen Buján

      El tipo de retención aplicable a una factura depende del momento en que se abona. Han hecho bien al retenerle el 19%. No importa el tipo que usted consignara en ella. Usted tendrá que declarar la base imponible y el IVA en la Renta de 2014, pero no podrá deducir las retenciones hasta la declaración de 2015. Las retenciones se deducen por cobro. La base imponible y el IVA se declaran por devengo.

      • Juan M

        Muchas gracias. Así me explico muchas veces los desajustes que he tenido entre los datos fiscales que hacienda me enviaba con respecto a las retenciones y los que yo tenia.

  • ROSA BERNAT

    El pasado año 2014 gané un concurso cuyo premio eran 6000 euros. Me dijeron que eran “limpios” que ellos se encargaban de ingresar el IRPF correspondiente. ¿Cómo puedo saber si lo han hecho? ¿ Que cantidad se supone que han ingresado a cuenta en mi declaración de renta? Dado que no tengo ingresos puesto que estoy estudiando ¿ Este dinero me lo tiene que devolver hacienda?

    • Carmen Buján

      En 2014 los premios estaban sujetos al 21% de retención. Tendrán que darle un certificado o tendrá usted que pedir sus datos fiscales para comprobar si lo han hecho. Esa retención no se la van a devolver, pero haber ganado esa cantidad le obliga a presentar declaración, aunque no tenga ningún otro ingreso.

  • NELSON

    Hola Carmen
    Soy autónomo pero facturo siempre a la misma empresa aplicandole un 21% de IVA y un 9% de retención. Llevo dos años facturandoles y este es el primer año que me piden un certificado de retenciones. Nunca he hecho tal certificado, pensaba que eran ellos los que me retenian a mi, pues el 9% de cada factura se descuenta de la base imponible. Solo presento cada trimestre el modelo 303 del IVA y al finalizar el resumen anual. Y en la Agencia Tributaria me dijeron que al incluir la retención en cada factura no debia presentar ningun otro impreso.
    Estoy un poco perdido y no se muy bien que hacer o como rellenar el modelo 190. Tampoco si me van a multar por no haberlo hecho el año pasado.
    Muchas gracias,
    Un saludo.

    • Carmen Buján

      Las retenciones las ingresa y las declara el pagador, no el que las soporta. Usted no tiene obligación alguna a ese respecto y mucho menos debe presentar el 190.

      • NELSON

        Muchas gracias por la aclaración. Es lo que yo creía. No entiendo lo que me pide la empresa. Hablaré con ellos.
        Un saludo.

  • Maribel

    Hola,

    Soy autónoma y este año he subcontratado un servicio a un colaborador. ¿Hay un modelo para hacer el certificado de retenciones y enviárselo?

    Por otro lado, las empresas para las que he trabajado desde hace años nunca me han enviado un certificado de retenciones, pero es verdad que luego las retenciones que me han practicado sí aparecen en mis datos fiscales.

    Un saludo y gracias

  • Vanesa

    Hola Carmen,
    Estuve como arrendataria en un local comercial y a la hora de dejarlo me dejaron por pagar más de mil euros de la fianza y ahora me están reclamando el certificado de retenciones. No tengo ningunas ganas de ponerles las cosas fáciles, ya que todavía me deben dinero. He leído que me pueden multar? Hasta cuándo tengo de plazo para darles dicho certificado?
    Muchas gracias de antemano.

    • Carmen Buján

      El certificado de retenciones debe entregarlo, independientemente de que le deban parte de la fianza o no. En el certificado usted justifica al propietario que ha ingresado las retenciones correspondientes y, en efecto, es obligatorio su envío. Es frecuente que el inquilino no cumpla con esta obligación, pero infrecuente que Hacienda sancione por ello. Si el periodo al que usted se refiere es el año 2014, tendrá que entregar el certificado una vez presentado el resumen de retenciones, modelo 180, que se presenta durante todo el mes de enero, y siempre antes del comienzo del plazo para la Declaración de la Renta anual. De todos modos, en el momento de abandonar un local, ambas partes firman la devolución de la fianza o la pérdida de una parte de ella para subsanar desperfectos que el inquilino haya causado. Normalmente no se devuelven las llaves mientras no haya acuerdo a este respecto.

  • Fernanda

    Tengo un local alquilado a nombre de una sociedad que no tiene actividad. Todos los años el gestor declara esta sociedad sin actividad y el problema me ha venido ahora cuando mi arrendatario me reclama el certificado de retenciones, el cual el gestor no ha presentado. Qué puedo hacer ahora? Hay alguna alternativa para que Hacienda no me multe?
    El gestor no me da solución… estoy un poco perdida y a la vez asustada por la multa que me puede caer…

    • Carmen Buján

      No entiendo muy bien si tú eres la propietaria del local o la inquilina. Si tú eres la propietaria, el inquilino, es decir, el arrendatario, no tiene que reclamarte nada porque es él quién te lo tiene que entregar a tí. El inquilino retiene el porcentaje legal en el momento de pagar cada mensualidad e ingresa esos importes en Hacienda. Luego entrega al propietario el certificado como justificante de las cuantías retenidas e ingresadas. El importe del alquiler lo declaras en tu IRPF o en Sociedades, dependiendo de quién sea el propietario del inmueble y se deducen las retenciones soportadas. Si el propietario es una sociedad sin actividad, lo que tendría que haber declarado e ingresado es el IVA y luego el importe del alquiler como rendimientos del capital mobiliario en el impuesto sobre sociedades.
      Infórmate bien de qué es lo que has dejado de hacer antes de nada.