¿Qué es una factura proforma y qué datos debe contener?

factura proforma

La factura proforma es un documento informativo que equivale a un presupuesto u oferta comercial. Contiene los detalles que posteriormente se incluirán en la factura definitiva.

Características de la factura proforma

El concepto de factura proforma es algo que a veces no se tiene claro, identificando este tipo de documento con una factura ordinaria. Pero ambas cosas son muy distintas.

Una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial, por lo tanto, carece de valor a efectos fiscales y no puede utilizarse como justificante de una operación.

Si quieres saber más sobre los diferentes tipos de facturas y como realizar un presupuesto perfecto, te recomiendo la lectura de estas entradas:

¿Qué valor tiene una factura proforma?

Si bien el modelo de una factura y de una factura proforma son prácticamente iguales, su valor y uso difieren bastante.

Veamos:

  • La factura proforma no tiene valor fiscal ni contable.
  • Este documento no sirve ni como justificante de pago ni como sustituto de una factura ordinaria de cara a las autoridades fiscales.
  • Por estas razones, una factura proforma no debe ser contabilizada.

Entonces, ¿Cuál es el valor de factura proforma?: el mismo que concedas a la relación con tu cliente.

En otras palabras, el interés de una factura proforma es exclusivamente comercial entre tu cliente y tú.

Las facturas no son solo meros documentos informativos, también proyectan tu imagen al cliente.

El billing marketing o marketing de facturas, consiste en explotar el potencial que las facturas, incluidas las proforma,  poseen como herramienta de comunicación comercial.

No dudes en emplear cualquier documento que intercambies con tu cliente como una herramienta de marketing.

marketing de facturas
DESCARGAR INFOGRAFÍA Billing Marketing 

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¿Cuándo se puede utilizar una factura proforma?

  • La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta
  • Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura proforma en ordinaria.
  • Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar. Pero su validez legal tan solo tiene efectos entre comprador y vendedor, en virtud de los pactos acordados.

Requisitos de la factura proforma

El requisito más importante de la factura proforma es que se debe mencionar de forma específica su naturaleza de “proforma”. Además de llevar una serie numérica diferente a la principal de facturación con el fin de evitar confusiones.
Por lo demás, la factura proforma suele contener la misma información que una factura normal:

  • Fecha
  • Identificación del emisor y del destinatario
  • Descripción de la operación (producto o servicio, cantidad y precio unitario)
  • Base imponible
  • Cuota de IVA
  • Precio total

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Objetivo de la factura proforma

La factura proforma es un documento provisional que emitirás con el fin de que tu cliente tenga toda la información detallada sobre los servicios o productos que le facturarás si llegáis a un acuerdo comercial.

Recuerda que la factura proforma no puede utilizarse a efectos fiscales ni como justificante de pago.

¿Tiene valor contable la factura proforma?

Este tipo de factura no tiene valor contable.

Su emisión suele ser previa a la realización de la operación, pero no supone un compromiso de que ésta se vaya a realizar ni una obligación de pago.

Debe existir una aceptación por parte de tu cliente que se plasmará en una factura ordinaria que realizarás una vez la transacción se haya efectuado.

Precaución con la factura proforma

Tienes  que tener cuidado de no confundir este documento con una factura ordinaria, ya que la factura proforma no es válida para su presentación en la Agencia Tributaria en revisiones de impuestos.

Al no ser una factura reglamentaria, la factura proforma tampoco te servirá como garantía de compra del bien adquirido.

Comprueba rigurosamente que no has incluido facturas proforma en el cálculo de tus liquidaciones y declaraciones.

[BONUS] Para entender en profundidad qué es la facturación y cómo emitir facturas sin errores, descárgate la  Guía Completa: Cómo mejorar el proceso de Facturación. A lo largo de esta guía de  7 capítulos y 38 páginas, aprenderás a crear facturas perfectas.

Modelo factura proforma

Aquí puedes ver un modelo de factura proforma:

factura proforma

Contiene:

  • Texto visible indicando que se trata de una factura proforma.
  • La fecha de emisión.
  • Tus datos como proveedor y los datos de tu cliente.
  • Descripción detallada de los productos.

Es decir, la factura proforma debe contener al menos la información mínima para que un acuerdo comercial pueda ser aceptado por las dos partes.

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