Si contratas un trabajador, ten presente la Ley de Protección de Datos

LOPD CONTRATO

Desde la entrada en vigor de la Ley de Protección de Datos, el 13 de diciembre de 1999, son muchas las dudas que han surgido respecto a quién debe cumplirla y cómo. Y un ámbito en el que a menudo no se tiene presente es en las relaciones laborales de una empresa con sus trabajadores. Cuando una empresa formaliza un contrato de trabajo, establece con el trabajador una relación laboral en la cual resulta inevitable el manejo de datos de carácter personal. Es necesario observar las medidas establecidas en la Ley para garantizar el correcto manejo de esa información.

Las empresas deben tratar datos de carácter personal incluso previamente al inicio de la relación laboral, pues ya en las entrevistas de trabajo se recopila información sobre los candidatos al puesto. Estos datos deben tomarse, utilizarse y custodiarse según el procedimiento que la Ley designa. Y uno de los puntos más importantes a tener en cuenta es contar con el consentimiento del entrevistado para manejar y ceder los datos que él ha proporcionado a la empresa.

El art. 5, la Ley de Protección de Datos, establece que, los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
a) De la existencia de un fichero que contiene datos personales; de la finalidad con la que se han recogido y de los destinatarios de la información.
b) Del carácter obligatorio o voluntario de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

En la custodia de los currículums deben emplearse distintos niveles de seguridad. Según establece la Ley de Protección de Datos, dado que de los datos incluidos en los curriculums pueden deducirse hábitos, aficiones de los afectados o se pueden crear perfiles de los mismos, las medidas de seguridad adoptar son de nivel medio.

Si la empresa, por razón del puesto, necesitara manejar información relativa a la salud o al historial clínico del trabajador, deberá custodiar estos datos con mayor rigor, pues se consideran datos especialmente protegidos y exigen un nivel de seguridad alto. Por el contrario, se exigirán medidas de nivel de seguridad básico en aquellos ficheros que contengan datos relativos al grado de minusvalía del trabajador, a la existencia o no de enfermedad común, profesional o accidente laboral o no laboral, así como la incapacidad laboral del trabajador.

El acceso a los datos por cuenta de terceros, como puede ser la externalización en la gestión de las nóminas, deberá estar regulada en un contrato que lo autorice. El encargado del tratamiento (la empresa que confecciona las nóminas, en este caso) únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento (el responsable puede ser una persona de la propia empresa o bien un servicio externo a ella). Nunca los utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.





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