¿Qué tecnología necesitas en tu asesoría para adaptarte al nuevo paradigma digital?

Tecnologías para asesorías

Escrito por Jorge Pascual, fundador y Dtor. General de anfix.


El mundo está en constante transformación. Y en nuestra era el principal motor del cambio es la tecnología; como antiguamente lo fue, por ejemplo, la imprenta o la máquina de vapor. Estamos a punto de vivir una nueva revolución, la cuarta en la historia, que afectará a todos los aspectos de nuestras vidas.

Está ocurriendo a gran escala y a una velocidad de vértigo. De hecho, ya se están empezando a sentir sus efectos.

Solo hay que mirar a nuestro alrededor. Hoy en día podemos conectar en tiempo real, a través de nuestro smartphone, con otra persona que está en la otra punta del mundo. Pero eso no es nada, ya existen coches que se conducen solos. En algunos países, Amazon entrega sus pedidos con drones. En Estados Unidos están trabajando en un brazo robótico que se controla con la mente. Y todo esto no es una película de ciencia ficción, es la vida real en el presente.

Y es que, como decimos, la velocidad con la que evoluciona la tecnología es cada vez mayor. Solo hay que echar la vista a atrás y ver cómo esta se ha llevado por delante compañías líderes en su sector que no supieron subirse al tren a tiempo.

Por ejemplo, Kodak fue durante mucho tiempo un referente en la venta de equipamiento fotográfico. Con la aparición de la cámara digital entró en declive y en menos de 10 años tras la adopción de ésta se declaraba en concurso de acreedores. Lo más curioso es que el inventor de la cámara que los condujo a la ruina fue un empleado de Kodak al que no le dieron el suficiente crédito.

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Existe un 94% de posibilidades de que los asesores desaparezcan

Pero mientras unos se quedan por el camino, otros saben ver esas oportunidades y aprovecharlas sin dudar. Apple, por ejemplo, sin haber diseñado nunca antes un teléfono, supo identificar una necesidad con los smartphones y creó el famoso iPhone. Hoy, en parte gracias a esto, es una de las empresas más grandes y más importantes.

El mundo está cambiando. Y si no queremos quedarnos atrás tenemos que adaptarnos y ser capaces de buscar nuevas soluciones. Esto nos atañe a todos y en todos los aspectos de nuestra vida; también en el profesional.

En el caso de los asesores, el estudio realizado por la Universidad de Oxford, titulado “The Future of Employment: How susceptible are jobs to computerisation”, prevé que con un 94% de probabilidad, la profesión de Contable y Auditor, desaparecerá. Y no es el único, McKinsey, la consultora de negocio más prestigiosa del mundo, apunta exactamente en la misma dirección, dado que los algoritmos de Machine Learning permitirán a las máquinas ser mucho más eficientes que a los humanos para realizar las tareas rutinarias.

Por eso, es fundamental llevar a la Asesoría, desde un trabajo puramente mecánico, hacia un trabajo de asesoramiento, donde los algoritmos no podrán aportar mucho. Los nuevos programas ya incluyen esos algoritmos de Machine Learning que permiten a las Asesorías automatizar las tareas rutinarias y aprovecharse de la tecnología para ser más eficientes. A la vez, la implementación de esa tecnología libera tiempo que ha de usarse para asesorar y realizar tareas de consultoría y, de este modo, adaptar el despacho a la nueva época.

Por tanto, es cierto que la profesión desaparecerá en el futuro, pero esto ocurrirá si seguimos haciendo todo exactamente igual y no nos adaptamos, como le ocurrió a Kodak. Es necesario cambiar de la cámara de carrete a la cámara digital, que en los términos de la asesoría se corresponde con “dejar de picar datos” para comenzar a “asesorar”, y que implica, necesariamente, abandonar los viejos programas (que requieren que se trabaje para ellos picando datos) y adoptar las nuevas tecnologías (que trabajan para nosotros recopilando la información de los bancos, extrayendo los datos automáticamente, etc). La cámara de carrete, por mucho adaptador que se ponga, nunca podrá ser tan eficiente como la cámara digital que nació ya optimizada para los nuevos tiempos.

Por tanto, el papel del asesor no desaparece; al contrario, es más importante que nunca. Ante un sistema fiscal cada vez más complejo, son necesarios los profesionales que lo desenmarañen, lo hagan comprensible, controlen que todo está bien y ofrezcan consejos en base a su experiencia. Eso no lo podrá replicar nunca una máquina. Lo que sí podrá hacer, incluso mejor que un humano, es toda la parte de gestión.

Los 3 problemas a los que se enfrentan los asesores

En este nuevo contexto, ¿con qué problemas se pueden encontrar el asesor? En primer lugar, los plazos de entrega cada vez más ajustados que tienden hacia la inmediatez. Solo hay que verlo, en la actualidad, con el nuevo Sistema de Información Inmediata (SII) de la Agencia Tributaria. Por otro lado, una necesidad creciente de obtener información detallada; tanto por parte del cliente como de la propia administración. Y por último, en tercer lugar, tal y como apuntábamos antes, la obligación de dar un mejor servicio de asesoramiento para diferenciarnos, aportar valor y “sobrevivir”.

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La solución a estos tres problemas está en la conexión

El asesor se encuentra entre los colaboradores del cliente (bancos, proveedores, empleados, etc.), el propio cliente y la Agencia Tributaria; es el nexo entre unos y otros. Si, entre todos ellos, están mejor conectados la tecnología hará posible que el asesor sea más rápido para cumplir los plazos ajustados, tendrá toda la información centralizada y será capaz de dedicar más tiempo a asesorar.

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¿Y cómo podemos hacer realidad esta conexión y llevarla al día a día del despacho?

La propia tecnología, que parece que solo ha venido al mundo para ponerlo patas arriba, nos ofrece la solución con programas de contabilidad online desarrollados para conectar y automatizar gran parte del trabajo del asesor.

Decíamos antes que el profesional se encuentra en el medio de un proceso en el que intervienen diversos protagonistas. Veamos cómo la tecnología puede conectarlos y favorecer la eficiencia y la inmediatez.

Conectar con los bancos

Hasta ahora el asesor solía entrar con sus claves de consulta en cada uno de los bancos de su cliente, descargar un extracto e ir conciliando a mano cada uno de los asientos contables. Sin embargo, existen programas que permiten conectar con los bancos y, desde la misma plataforma, volcar toda la información y hacer la conciliación bancaria de manera automática.

De este modo, el asesor abandona una de las tareas de gestión más tediosas y adopta un papel de control. Los nuevos programas, además, van “aprendiendo” a medida que pasa el tiempo y son capaces de sugerir los asientos contables que corresponden en cada caso.

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Conectar con el cliente

El asesor colabora necesariamente con su cliente que es quien, al final, elabora las facturas, guarda sus tickets de gastos, etc. Por eso, estar coordinados y bien conectados es fundamental para ser más eficientes.

Hay tres escenarios posibles en función del tipo de cliente que tengamos:

  1. Clientes poco digitales. Podemos conectar mediante su smartphone, una herramienta de trabajo que utilizan con frecuencia y con la que están familiarizados. Desde esta aplicación, se pueden emitir facturas, capturar tickets o facturas con una simple foto, etc..
  2. Clientes con necesidad de gestión de negocio. Para algunos clientes no es posible usar una app, porque su negocio es más complejo y requiere controlar el stock, los proyectos, etc. En estos casos, una solución online de gestión de negocio que esté conectada con el programa de la asesoría es fundamental. No hay muchos ejemplos en la actualidad de proveedores de este tipo, que den solución integral tanto al cliente como al asesor. Quizá en este momento sea anfix un ejemplo de este modelo.
  3. Clientes con necesidades específicas. Hay clientes que por lo complejo de su negocio requieren de aplicaciones desarrolladas a medida y no van a cambiar por mucho que su asesor les diga que lo tienen que hacer. En estos casos, los programas como anfix permiten usar la API para conectar ambos sistemas de forma sencilla. Algunas asesorías ya han incorporado un informático o tienen acuerdo con una empresa de informática que, de forma sencilla, hace la conexión entre las aplicaciones de los clientes y el programa de contabilidad online del asesor. Esto es algo que, con los programas antiguos era literalmente imposible de hacer (o excesivamente costoso).

En los dos primeros casos, el cliente podrá crear sus facturas, con su diseño personalizado, y enviarlas a sus clientes al instante; todas ellas se quedan almacenadas en el sistema para que el asesor tenga acceso directo a ellas. Será capaz de fotografiar sus tickets de gastos en el momento y olvidarse de ellos para siempre porque la foto es válida ante la Agencia Tributaria; la herramienta extrae la información automáticamente y se la proporciona al asesor el asiento correspondiente para que le dé el visto bueno y se incluya en la contabilidad. Y, además, al haber conectado sus bancos tendrá la posibilidad de ver el saldo agregado de sus cuentas de un solo vistazo.

De este modo conseguimos dos cosas: por un lado, simplificar la vida del cliente y aportarle un valor añadido; y, por el otro, tener toda la información de la contabilidad en tiempo real.

El asesor, por su parte, recibe en una especie de bandeja de entrada toda la “actividad” relativa a su cliente para que pueda tener el control de todo lo que está pasando. Es decir, podrá contabilizar ese ticket que ha enviado el cliente o rechazarlo si corresponde; o comprobar que toda la información de la última factura emitida es correcta.

La tecnología trabaja para el asesor, y el asesor cambia el rol de “picar datos” a “supervisar información”, dedicando, lógicamente, infinitamente menos tiempo, pero teniendo siempre el control de lo que sucede en la contabilidad.

Conectar con la Agencia Tributaria

Los programas de contabilidad online de hoy en día son capaces de conectar con la Agencia Tributaria y de recibir las notificaciones 060 de todos los clientes que el asesor tenga dados de alta en el sistema. Además, puede previsualizar el mensaje y ver de qué se trata sin que la administración lo considere descargado y empiece la cuenta a atrás para fechas de entrega o plazos.

También es posible, con un solo clic, generar los modelos de Hacienda con toda la información y listos para presentar. Esto resulta especialmente útil con el SII que reduce al máximo los plazos de entrega de información. Con esta funcionalidad seremos muchos más ágiles y rápidos.

Resuelto el problema de la conectividad, habremos ganado en eficiencia y rapidez dentro del despacho gracias a la automatización que eso produce. Estaremos automatizando tareas de gestión y liberando tiempo para dedicarnos al que es nuestro trabajo: asesorar. Sin embargo, aquí la tecnología también pueden ayudarnos a hacerlo un poquito mejor.

Por ejemplo, generar automáticamente informes mensuales de estados financieros profesionales, útiles, detallados y visualmente atractivos en un solo clic es básico para que el cliente tangibilice nuestro trabajo. Como buenos humanos, valoramos lo que vemos. Por eso, esos informes deben ir con nuestro logo, los colores corporativos y tal y como nosotros queramos, pero sin que tengamos que perder tiempo en realizar esas tareas que no aportan valor directo, aunque sí inducen una imagen de marca muy importante asociado al trabajo que realizamos. Por eso, debemos centrarnos en introducir en los informes las notas, análisis o recomendaciones que aportarán un verdadero valor al cliente. Pero debemos poder hacerlo en un simple clic.

De este modo, con todas estas herramientas, el asesor dejará de ser un gestor para convertirse en un consultor. Si ahora mismo el 80% del tiempo se invierte en picado de datos, revisión de facturas… y un 20% en asesoramiento; con la ayuda de la tecnología, conseguimos darle la vuelta y dedicar un 80% al asesoramiento y un 20% a supervisión, eliminando de la ecuación a la tediosa (y poco rentable) gestión.

Conclusiones

La conclusión, en definitiva, es automatizar. Y para ello, si estamos conectados podemos ser inmediatos, cumplir con los plazos, trabajar con más detalle y mejorar la percepción del cliente sobre nuestro servicio. Todo eso hará que el asesor siga teniendo una papel protagonista en el futuro.

Porque, en un mundo en el que los coches se conducen solos y controlamos brazos robóticos en la mente… ¿tiene sentido seguir introduciendo asientos contables manualmente?

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