Tratamiento de los gastos suplidos en la factura del autónomo

gastos suplidos factura

En el ejercicio de la actividad profesional, el autónomo incurre a veces en gastos que paga por cuenta de su cliente (tasas, portes, seguros…) que debe repercutir para su cobro, resarciéndose así por las cantidades adelantadas en nombre de un tercero.A este tipo de gastos se les denomina Gastos Suplidos.


Definición de gastos suplidos

Los gastos suplidos son los gastos que un profesional satisface en nombre y por mandato expreso de su cliente.

CONSEJO: Si vas a realizar un pago a nombre de tu cliente pide la factura de dicho gasto suplido a su nombre.

Pero antes de continuar, si estás empezando como autónomo puede que no estés nada familiarizado con la facturación y te resulte un proceso complicado ya que hay muchos aspectos y tipos de gastos que recoger en ella.

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¿Cómo se reflejan los suplidos en la factura?

En el momento de realizar la factura, te pueden surgir dudas sobre cómo has reflejar estos gastos: ¿Deben estar sujetos a IVA e IRPF formando parte de la base imponible?

Sigue leyendo y despeja tus dudas.

Veamos que nos dice la normativa al respecto:

Según el artículo 78 de la Ley del IVA

“Las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo no se incluyen en la base imponible. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado.”

¿Esto qué significa? Con un ejemplo te va a quedar mucho más claro:

Como autónomo has cobrado a tu cliente por la prestación de tus servicios 1000 euros en concepto de honorarios, pero además, has tenido que pagar en su nombre unas tasas de 200 euros en el registro de una documentación. Para poder resarcirte de este gasto tendrás que incluirlos en la factura de servicios, pero no aplicarás el IVA a esa partida.

modelo factura suplido

Debes tener cuidado donde incluir este tipo de gasto en la factura, ya que si los sumas a tus honorarios, quedarán sujetos a los impuestos correspondientes.

  • En su lugar, los gastos suplidos deben incluirse en la factura bajo la denominación de suplidos, así es como deben identificarse en la factura expedida por el autónomo que los ha abonado.
  • Su importe no se suma al resto de la base imponible para aplicar el IVA y la retención, pero sí se añaden al total de la contraprestación a cobrar al cliente.

RECUERDA: Cuando hagas el pago en el Registro, pedirás una factura a nombre de tu cliente, para que el IVA que la grave sea él quien lo soporte y no tú.

Realizar las facturas correctamente es muy importante, ya que determinados errores podrían causar perjuicios de naturaleza fiscal tanto para ti como para tu cliente. En el enlace siguiente puedes ampliar información acerca de los tipos de facturas que existen y sus diferentes usos.

Existen ciertos errores generalizados en el proceso de facturación que podemos encontrar de forma repetida y que has de evitar:

No te lo pierdas: 9 errores que debes evitar a la hora de crear facturas

Requisitos para considerar un gasto como suplido

Es preciso que la naturaleza del suplido quede bien detallada, de manera que pueda identificarse con claridad la factura que lo ha generado.

Guarda siempre una copia de la factura del propio suplido para poder justificar su pertinencia de cara a una inspección tributaria ante la Agencia Tributaria .

Para que un gasto pueda tener la consideración de suplido, deben cumplirse 3 requisitos:

  1. Que la realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente se acredite mediante la correspondiente factura expedida a cargo del destinatario.
  2. Que el pago de las sumas se realice en virtud de mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe.
  3. Que pueda justificarse el pago de esa cuantía por los medios de prueba admisibles en Derecho.

Debes atenerte a estos tres puntos para no poner como suplidos gastos que no lo son.

Si quieres saber cómo incluir los desplazamientos y dietas habituales en tu trabajo en tus facturas, aquí te explicamos cómo hacerlo: Cómo se reflejan las dietas y desplazamientos en la factura del autónomo.

Espero que esta entrada te haya resultado útil.

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46 Comentarios

  • belen
    Podria darme unos ejemplos claros de suplidos del dia a dia- gracias,
  • walter
    Le he pedido a una abogada que me me haga un contrato y le he pedido que de una factura. Me ha dado una factura a nombre de una SL y pone total 530 euros IVA suplidos y nada mas. No debría darme una factura con el desglose + el IVA o es legal este tipo de factura. Gracias
    • Carmen Buján
      Las facturas deben llevar el IVA desglosado, en efecto, a menos que se trate de una factura simplificada, en cuyo caso de admite la expresión "IVA incluido". Pero este tipo de factura no se admite para los servicios prestados por profesionales. Pídale una factura con el IVA detallado. Aunque es muy común en el ámbito de los letrados proceder así.
  • Marco
    Un Suplido incrementa la factura, pero no así el IVA o la retención. Ahora bien, en la declaración trimestral de IVA se deberá anotar este importe como ingreso, aunque no tenga IVA? Mi caso es: Realizo gastos cada mes que van a cargo de la empresa para la que trabajo, esta me devuelve el total gastado con la factura que les hago por los servicios más estos gastos como "Suplido". Este importe se reflejará como un ingreso, que dicha empresa me realiza, pero no pudiendo justificar ningún gasto, ya que los asume la empresa (se quedan las facturas emitidas de parking, gasolina y menús). En la declaración anual de hacienda, entonces tendré un ingreso más alto, pero no podré justificar ningún gasto ya que lo hace la empresa. Al final me repercutirá, más que ayudar? o este suplido queda excepto en la declaración anual? saludos
    • Carmen Buján
      Los suplidos no tienen efecto en los impuestos. No le gravan en el IRPF. Tan solo figuran en la factura para justificar lo que cobra a su cliente.
  • Eva
    Buenos días, En referencia al comentario de PTARANCON, sobre las tasas que se abonan a la DGT, tengo una duda que me gustaría me solventara, he leído que para que se considere un suplido, se debe acreditar la factura a cargo del destinatario. En nuestro caso, tenemos una autoescuela y compramos las tasas de la DGT, via telemática (ya que no se pueden adquirir de otro modo) a nombre de mi marido, titular del negocio y la abonamos desde nuestra cuenta, aunque éstas pertenecen a un tercero. La DGT, no expide ningún tipo de factura por estos conceptos, por tanto, ¿ sería correcto a la hora de facturar dejar fuera de la base imponible dicha tasa, ya que sí está exenta de iva, y tener efectivamente el tratamiento de suplido? ¿ Podría adjuntar en caso de inspección, el documento que firman los alumnos donde nos autorizan al tratamiento de sus datos y se les informa del importe de la tasa en cuestión?? Al aparecer mi marido como la persona que abona las tasas ¿ tendríamos que realizar otro tipo de gestión?? Muchas gracias.
    • Carmen Buján
      En efecto, un suplido es un pago que se hace en nombre de un tercero, es decir, que le correspondería a ese tercero. Creo que ustedes pueden justificar con la documentación que me dice que las tasas son en nombre de sus alumnos, aunque no aparezcan explícitamente en ellas. NO veo problema para tratarlas como suplido y excluirlas de la base a efectos de IVA.
  • Carles
    Hola, En el caso que por ejemplo, una empresa a parte de sus servicios habituales al 21%, te refactura un gasto de hotel que ha tenido uno de sus técnicos por su desplazamiento a nuestra empresa, el IVA que tienen que aplicar por este gasto de hotel es un 21%, un 10% o ningún % IVA porque es un suplido. Muchas gracias, atentamente, Carles Miguel Solà
    • Carmen Buján
      Los suplidos son gastos que se pagan por cuenta del cliente y van aparte en la factura, sin IVA. Pero yo no entiendo ese gasto como suplido. Si un servicio técnico cobra a una empresa un gasto de desplazamiento, eso no sería un suplido. Pienso que su caso es similar. Iría con IVA general.
  • Daniel
    Hola: Me encuentro en ocasiones que al realizar un servicio a un cliente he de pagar unas tasas en la Junta de Comunidades. Esas tasas yo las pago sin IVA, al ser precio público. La duda me surge al trasladarle el gasto al cliente: ¿debo aplicar el total de la tasa con base imponible y repercutir el IVA? En IRPF sí lo podría deducir como gasto, ¿no?
    • Carmen Buján
      Si esas tasas son en nombre del cliente debe ponerlas como suplidos sin IVA ni IRPF. Si son en su propio nombre llevarían todo. Sería un gasto deducible, sí.
  • Pepe
    En mi actividad profesional tengo que adelantar cantidades para taxis, cenas, kilometraje, billetes de tren... Todos ellos son gastos que no van facturados a nombre de nadie. Yo, hasta ahora, pasaba como gastos sin más, añadidos en la factura después de los cálculos de IRPF e IVA. ¿Debo de seguir haciéndolo así o tengo que incrementar mi factura y luego aplicar las retenciones e IVA correspondiente?
    • Carmen Buján
      Tiene que incluirlos en la base imponible de la factura a efectos de todos los impuestos.
  • Raúl
    Hola, soy profesional autónomo en el área de la informática y he tenido que soportar el coste de unos gastos de desplazamiento puntual a Bilbao, taxis, parking, avión. Estos gastos han ido a mi nombre. ¿Cómo puedo refacturar estos gastos al cliente?, ¿tengo que hacerlo sobre el total del gasto (base + IVA) y aplicarle nuevamente el IVA?, ¿En esta refactura debo aplicar la retención de IRPF?
    • Carmen Buján
      Si, debes incluir esos gastos en la base imponible y aplicarle todos los impuestos: IVA y retención.
  • jose luis
    Soy autónomo y por motivos laborales, hice un viaje con una reserva de hotel, a través de una página web de reservas de hoteles ,cuyo titular es una agencia de viajes X, quien me ha emitido una factura de suplidos. En el concepto dice "servicios prestados en nombre y cuenta de Y"... otra agencia de viajes con nombre y localidad diferente. En el importe total dice x euros, "impuestos no deducible", sin especificar la base imponible ni el i.v.a. ¿es correcta? ¿como puedo desgravar el i.v.a. correspondiente? ¿o debo contabilizarlo como un gasto deducible sin i.v.a.? Gracias
    • Carmen Buján
      Usted tiene derecho a exigir que le emitan una factura reglamentaria, a no ser que se trate de una empresa de fuera de la UE, en cuyo caso ya no cabría aplicar IVA. Habría que ver la factura, porque no es lógico que contenga una coletilla que diga "impuestos no deducible". Si no puede contactar con la empresa para que se la emitan correctamente, lo más prudente sería no deducir el IVA.
    • Hugo
      Con el cambio en la normativa del REAV desde el 1 de enero, se suprime la posibilidad de deducción del 6%, en régimen especial de Agencias de Viajes, de ahí la coletilla de la WEB. Se ha establecido una excepción para los viajes de clientes de empresa con derecho a deducción por la que la AA.VV puede renunciar al REAV y facturar en R.G., pero para ello debe recibir justificante de que usted tiene derecho a deducción. Las Web's de viajes venden, por norma general a clientes "personas" sin derecho a deducción. Hay agencias de viajes específicas para clientes empresa que por defecto ya facturan con la renuncia al REAV (BCD, CWL,...)
  • Ptarancon
    Podríamos considerar como suplido la cantidad que el cliente de una autoescuela paga a ésta en concepto de tasa de trafico por examinarse y que posteriormente la citada autoescuela paga a la administración??? Supongo que al ser una tasa está exenta de IVA y la autoescuela al facturarle al cliente debe dejarla fuera de la base imponible. No es asi??? Gracias
    • Carmen Buján
      Si, es correcto.

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